O priorytetach – W poszukiwaniu ukrytego czasu

W istocie niewiele rzeczy w naszym życiu ma znaczenie. Niemal wszystko co nas otacza jest szumem uniemożliwiającym dostrzeżenie tych kilku ważnych spraw, na których powinniśmy skupić całą uwagę. Korzystając z jednej możliwości z definicji odrzucamy kilka innych, dlatego mówmy “nie” wszystkiemu co nieistotne, aby stworzyć w życiu miejsce na rzeczy naprawdę wspaniałe.

Potrzebujemy 36 godzin na dobę, aby wykonać wszystkie zadania, do jakich jesteśmy zobowiązani. Dlatego każda wykonywana przez nas czynność jest na wagę złota i powinniśmy umiejętnie ustalać priorytety, w celu zmaksymalizowania własnej użyteczności.

Priorytety nie tylko pozwalają stać się produktywniejszą osobą, ale odgrywają również znaczącą rolę w sposobie postrzegania rzeczywistości. Mówiąc inaczej priorytety decydują na czym skupiamy się w życiu. Jeśli nasza codzienność jest zdezorganizowana i chaotyczna, jest to dowód na pomieszanie naszych priorytetów. Możliwe, że całkowicie błędnie określiliśmy sprawy dla nas najważniejsze, albo daliśmy pierwszeństwo zajęciom, które nam nie służą. W obu przypadkach efekt jest taki sam – dezorientacja.

Priorytety definiują każdy nasz wybór, więc jeśli chcemy wieść szczęśliwe i obfite życie, to pierwszą rzeczą jaką musimy zrobić, to zrozumieć co oznacza słowo priorytet i jak właściwie z niego korzystać.

Co oznacza słowo priorytet?

Coraz szybsze tempo życia nie tylko zmienia nasze postępowanie, ale także znaczenie słów jakimi się posługujemy. Słowo priorytet kiedyś miało inny wydźwięk niż dzisiaj. Greg McKeown w swojej książce Esencjalista, tłumaczy zaskakującą historię tej zmiany:

Słowo priorytet pojawiło się w języku angielskim w XV wieku. Oznaczało pierwszą lub najważniejszą rzecz. Pięć stuleci funkcjonowało wyłącznie w liczbie pojedynczej. Dopiero w XX wieku wymyśliliśmy liczbę mnogą i zaczęliśmy mówić o priorytetach. Wbrew logice uznaliśmy, że zmieniając słowo, możemy nagiąć rzeczywistość. W jakiś sposób mieliśmy zyskać możliwość posiadania wielu pierwszych rzeczy. Ludzie i firmy nadal nagminnie próbują to robić. Pewien przywódca opowiadał mi o swoich doświadczeniach z korporacji, w której mówiło się o pięciu priorytetach, określając je mianem „Pri-1, Pri-2, Pri-3, Pri-4 oraz Pri-5”. Można było odnieść wrażenie, że wiele rzeczy jest ważnych, ale w rzeczywistości żadna z nich nie była.Greg McKeown, Esencjalista

Określając kilka najważniejszych rzeczy do zrobienia zamieniamy “priorytety” w zwykłe zadania, pozbawiając się klarowności działania. Koncentrując się na wielu sprawach robimy małe postępy w wielu kierunkach bez zauważalnych efektów, co szybko zniechęca nas do konsekwentnego działania. Gdy jednak poświęcimy się w pełni tylko najważniejszemu zadaniu, wykorzystując całą energię do realizacji jednego priorytetu, dokonujemy znaczącego progresu.

Źródło: Esencjalista, Greg McKeown

Złodziej napadający na bank i naukowiec wykładający na uczelni, powinni pragnąć tylko jednej rzeczy, jeśli chcą osiągnąć mistrzostwo, ponieważ brak jasno określonych priorytetów skutkuje działaniem bez przekonania, które doprowadzi pierwszego do więzienia, a drugi stanie się nudnym profesorem. Duża klarowność celu wpływa na wyjątkową energię i entuzjazm, wynikającą z możliwości całkowitego skupienia się na najważniejszych rzeczach. Natomiast brak jasności w działaniu skutkuje marnotrawstwem czasu i zasobów.

Mit produktywności

Koniecznie zaś jest pamiętać o tym, że zajęcie się każdą sprawą ma także swoją wartość i miarę. Albowiem nie będziesz czuł niezadowolenia wtedy tylko, gdy będziesz się zajmował rzeczami mniejszej wagi nie więcej niż należy.Marek Aureliusz, Rozmyślania

Socjolodzy z wielu krajów udowodnili, że istnieje wyraźny związek między znacznym dobrobytem i wysokim poziomem edukacji, a powszechnym poczuciem braku czasu. Oczywiście nie mamy mniej czasu niż poprzednie pokolenia, jednak posiadamy o wiele więcej sposobów spędzania wolnego czasu. Jest tyle rzeczy, które chcielibyśmy zrobić, że doba wydaje nam się za krótka na zaspokojenie naszych pragnień.

Jeśli towarzyszą Ci podobne uczucia, to prawdopodobnie nie jest Ci obca koncepcja zarządzania czasem, gdzie podstawowe założenie jest takie, że jeśli będziesz pracował efektywniej, to zdołasz zrobić wszystko. Takie techniki zwiększają produktywność o 15-25%. Jednak, czy szybsze wykonywanie zadań naprawdę rozwiąże wszystkie Twoje problemy? Uważasz, że pracując wydajniej w końcu zapanujesz nad własnym życiem i osiągniesz spokój, którego szukasz?

Niestety robienie jak najwięcej, w jak najkrótszym czasie nie jest najlepszym sposobem zarządzania czasem. Wiele książek o rozwoju osobistym wzmacnia mit, który zachęca do tworzenia list to-do i odhaczania wszystkich zadań do wykonania. Jednak spełnione życie nie ma nic wspólnego z szybkością i wydajnością pracy. To raczej kwestia robienia właściwych rzeczy, a nie naszej produktywności.

Skupienie na rzeczach najważniejszych

Strzeż się jałowości życia wypełnionego zajęciami.Sokrates

Działanie bez myślenia jest przyczyną porażki. Dlatego musimy nieustannie zadawać sobie pytanie “Co jest dla mnie ważne?”, “Jaką JEDNĄ rzecz mogę wykonać, aby wszystko inne stało się prostsze lub niepotrzebne?”

Powyższe pytania można rozpatrywać na dwóch płaszczyznach:

Na płaszczyźnie bardziej ogólnej, zadając pytanie o rzeczy najważniejsze możemy zobaczyć szerszy obraz i określić ogólne cele. Na przykład wyznaczenie nadrzędnych celów w najważniejszych obszarach życia, jak kariera, rodzina, praca itp.

Druga płaszczyzna jest bardziej praktyczna, krótko terminowa. Pozwala skupić się na najbardziej efektywnym zadaniu, pozwalającym zrealizować większy plan. Po prostu starasz się zidentyfikować najważniejszą rzecz do zrobienia w tym momencie, która pozwoli Ci jak najszybciej osiągnąć zamierzone rezultaty. Na przykład wykonanie telefonu w celu umówienia spotkania.

Pierwsza płaszczyzna symbolizowana przez kompas pozwala znaleźć własny kierunek w życiu, druga przedstawiona jako zegar ułatwia wybranie właściwego działania. Klasyczne myślenie o produktywności zwraca uwagę tylko na jedną stronę medalu: nasze zobowiązania i cele, które możemy nazwać “zegarem naszego życia”. Natomiast często zaniedbujemy drugą stronę, “kompas naszego życia” reprezentowany przez wartości, zasady i sumienie. Kompas pozwala zachować wewnętrzną spójność, dzięki czemu możemy poświęcić się temu co ważne, niekoniecznie temu co pilne.

Do konfliktu dochodzi zawsze, gdy dostrzeżemy rozbieżność między zegarem i kompasem. Zaczynamy poświęcać się zadaniom oderwanym od naszej wizji i dalekosiężnych celów. Próbujemy zrobić coraz więcej w krótszym czasie. Jednak zmiana metod i narzędzi planowania nie zmieni zasadniczo rezultatów jakie osiągamy, ponieważ wykonywanie większej ilości rzeczy, to nie to samo co robienie rzeczy właściwych. Śmieszne jest martwienie się o prędkość jazdy zanim nie wybierzemy kierunku, czy też niepoważnym jest martwienie się o minuty, podczas gdy możemy tracić lata.

Sensowne życie nie polega na wykonywaniu wszystkich zadań z listy to-do. Chodzi raczej o zidentyfikowanie najważniejszych spraw, które mają długotrwały pozytywny wpływ na twoje szczęście. Zamiast koncentrować się na produktywności lepiej skupić się na wykonaniu najważniejszych rzeczy, których wykonanie przyczyni się do efektywniejszej pracy, a następnie uczyń z nich swój priorytet. Naucz się oceniać wszystkie działania pod kątem ważności.

Pytanie o rzeczy najważniejsze pozwala ustalić właściwe priorytety, podjąć najbardziej efektywne działanie oraz uprościć życie. Jeśli sam nie zadasz sobie trudu identyfikacji najistotniejszych spraw, ktoś zrobi to za Ciebie i zawsze będziesz na tym cierpieć.

Poznaj siebie. Co jest dla Ciebie ważne? Co determinuje Twoje wartości? Jakie zajęcia w życiu dostarczają Ci szczęścia i spełnienia? Dla większość ludzi ważnymi zajęciami są:

  • Wykonywanie wartościowej pracy
  • Spędzanie czasu z rodziną i przyjaciółmi
  • Dbanie o dzieci
  • Prace społeczne
  • Elastyczny tryb życia
  • Możliwość relaksu w weekend

Kilka punktów z powyższej listy może nie mieć dla Ciebie jakiegokolwiek znaczenia. Nie ma nic w tym złego, jedynie musisz być szczerym sam ze sobą. Na pytanie co jest dla Ciebie ważnie nie ma dobrej, czy złej odpowiedzi. Zacznij myśleć o rzeczach ważnych tylko dla Ciebie. Nie dla Twojej żony, matki, ojczyzny, tylko dla samego siebie.  Przestań myśleć co inni myślą na temat tego, co jest słuszne i dotrzyj do sedna własnych wartości. Klucz do sensownego i produktywnego życia tkwi w Tobie.

Dlaczego nie mam czasu na własne priorytety?

Wszystko, co nie jest świadomym poświęceniem się rzeczom ważnym, jest nieświadomym poświęceniem się rzeczom nieważnym.Stephen R. Covey

Zawsze jest czas na zrobienie rzeczy najważniejszych. Jeśli uważasz inaczej widocznie sam degradujesz swoje priorytety. Dowód? Zawsze znajdziesz czas:

  • Na wizytę u dentysty, kiedy boli Cię ząb
  • Dla rodziny w szpitalu
  • Na naprawę pękniętej rury z wodą

Kiedy twierdzimy, że nie uda nam się wygospodarować na coś kwadransa z około tysiąca minut, które mamy do dyspozycji każdego dnia, tak naprawdę mamy na myśli, że spędzanie czasu w taki sposób nie jest naszym priorytetem.

Nasz umysł może produkować wiele wymówek, dla których rzeczy dla Ciebie najważniejsze nie powinny znaleźć się na pierwszym miejscu. Może wydawać Ci się, że masz zbyt wiele zobowiązań, aby móc ustawić na szczycie własne potrzeby. Może czekasz na zmiany w życiu, które pozwolą Ci poświęcić się w końcu własnej pasji. Równie dobrze możesz przegrywać z własną naturą. Praktycznie wszystko przychodzi ludziom łatwiej niż działania zmierzające do realizacji wyznaczonych celów, w związku z czym wykonujesz tylko rzeczy gdzie napotykasz najmniej oporu.

Jednak prawdziwa mądrość nakazuje być szczęśliwym, a tym samym uczynić najważniejszą rzeczą w życiu własne szczęście. To nie okoliczności tworzą nasze priorytety, ale priorytety tworzą zaistniałe sytuacje. Obwinianie warunków zewnętrznych jest całkowicie wypaczonym patrzeniem na życie. W każdej chwili możesz dokonać świadomego wyboru, w którym kierunku chcesz zmierzać. Może Ci się wydawać, że otoczenie wywiera na Ciebie presję, ale prawda jest taka, że sam na siebie wywierasz nacisk, a świat zewnętrzny jest odzwierciedleniem Twojego sposobu myślenia.

Jeśli chcesz zostać bogaty, to zawsze stawiaj interesy na pierwszym miejscu. Jeśli chcesz mieć szczęśliwą rodzinę, to nigdy nie zaniedbuj najbliższych. Jeśli chcesz zostać pisarzem, to nigdy nie opuszczaj pracy nad książką. Prawdziwe priorytety oznaczają trzymanie się tego, co sobie postanowiliśmy pomimo presji z zewnątrz. Stale zmieniając swoje priorytety niczego nie osiągniesz. Dlatego trwaj przy swoim i opieraj się społecznej presji. Tylko Ty sam możesz zadbać o jak najlepsze wykorzystanie czasu, spójne z Twoimi wartościami.

Nie stawiając własnych priorytetów na pierwszym miejscu nigdy nie znajdziemy czasu na ich wykonanie. Jeśli najpierw umieścisz w słoiku piasek i wodę, to zabraknie miejsca na duże kamienie. Kiedy jednak w pierwszej kolejności włożysz do słoika kamienie, to zazwyczaj możesz wsypać piasek i wodę w wolną przestrzeń. Dlatego zacznij najpierw pracować nad Twoimi priorytetami w pierwszej kolejności. Zapychając swoje życie żwirem, nie znajdziesz miejsca na duże kamienie, symbolizujące Twoje priorytety. Powyższa analogia również sprawdza się podczas układania codziennych zajęć.  Rozpoczynając dzień od błahych spraw, nie wystarczy Ci czasu na wartościowe zadania.

Powiedz NIE nieważnym zadaniom

Doskonałość nie polega na tym, że nie można już nic dodać, ale na tym, że nie można już nic ująć.Antoine de Saint-Exupery

Tworząc listy To-Do szybko zorientujemy się, że:

  • Zawierają zbyt wiele zadań do wykonania
  • Trudno jest wybrać najważniejsze zadanie
  • Posiadamy zbyt mało czasu, by wykonać je wszystkie

Ograniczona ilość czasu i natłok zadań stawiają nas na przegranej pozycji. Taki stan rzeczy może paraliżować przed działaniem. Jednak patrząc się na stworzoną listę zadań musimy pamiętać, że:

  • Zadania na liście to-do nie są między sobą w równym stopniu ważne. Tylko niewielka część z nich przyczyni się do twojego sukcesu
  • Listy zadań mają za dużo błahych zadań do wykonania

Dwa powyższe podpunkty prowadzą nas do następującego stwierdzenia: Eliminuj nieważne zadania. Powiedzenie NIE nieistotnemu jest niezbędne jeśli chcemy skupić wysiłki na zadaniach przyczyniających się do sukcesu.

Kiedy Steve Jobs wrócił do Apple w 1997 roku zredukował liczbę produktów z 350 do zaledwie dziesięciu. Na konferencji developerów w 1997 roku wyjaśnił: „Kiedy myślisz o skupieniu, prawdopodobnie myślisz; „dobrze, skupienie to mówienie tak.” „Nie! Skupienie to mówienie nie.”

Posiadając ograniczoną ilość czasu i zasobów mów nie trywialnym sprawom, jeśli chcesz skupić energię na najważniejszym zadaniu, które musi zostać wykonane. W życiu zajmujemy się wieloma rzeczami, którymi tak naprawdę nie powinniśmy się zajmować. Większość dotykających nas spraw to nic nieznaczący szum, dlatego powinny zostać odłożone na później lub na stałe.

Eliminacja to esencja rozwoju. Udoskonalanie polega na odejmowaniu, a perfekcję odnajdujemy tam, gdzie już nie jesteśmy wstanie nic usunąć. Najbardziej efektywni ludzie rozumieją to prawo i wiedzą, że mówienie “NIE” jest kluczem do produktywnej pracy. Skoro to takie proste, dlaczego większość osób jest nieefektywna?

O ile łatwo jest podjąć decyzję między “dobrym”, a “złym”, to trudniej jest nam wybrać między “dobrym” i “najlepszym”. Tutaj ciężko o trafne wybory, stąd wzięło się popularne francuskie przysłowie: “Wrogiem najlepszego jest dobre.”

Zamiast skupić się na odhaczaniu coraz większej ilości zadań, mocno zastanówmy się co w ogóle powinno się znaleźć na liście to-do. Pamiętaj, pracując ciężej nie zrobimy więcej. Przekonanie, że możemy zrobić wszystko jest złudne. Możemy zrobić cokolwiek, ale nie wszystko. Dlatego rozważając zadania do wykonania nie zastanawiajmy się, które zrobić, ale jakie mają zostać niewykonane. Zdecyduj czego nie zrobisz.

Dobrym sposobem dążenia do perfekcji jest przypisanie jednego(i tylko jednego) priorytetu do każdego dnia. W tym dniu możemy również mieć inne zadania do wykonania, jednak wyznaczony priorytet jest zadaniem niepodlegającym negocjacji i musi zostać ukończone.

Wybierają tylko jedno główne zadanie na dany dzień w naturalny sposób zmieniasz sposób swojego myślenia i działania, zmuszając się do zorganizowania dnia pracy wokoło tej jednej sprawy. Priorytet staje się zadaniem, dookoła którego organizujesz resztę dnia, dzięki czemu posiadasz mocny punkt zaczepienia, kiedy dzień zaczyna przytłaczać Cię innymi zobowiązaniami. Pomimo zawirowań już wcześniej zdecydowałeś jakie zadanie jest dla Ciebie ważne i niepodlegające dyskusji.

Łatwo być zajętym. Wystarczy tylko zgadzać się na to co przynosi dzień. Jednak musimy przeciwstawić się sprawom niemającym wpływu na naszą pomyślność. Zastanów się czego chcesz od życia. Jaką umiejętność chcesz opanować? Jakie rzeczy są dla Ciebie najważniejsze, dookoła których budujesz swoje życie? Jaki jest Twój priorytet na dzisiaj, ustalający kierunek najbliższych działań?

Jeśli tego nie wiesz, to usiądź w cichym miejscu.

Weź głęboki oddech.

Zwróć się do wnętrza i zastanów się co jest dla Ciebie najważniejsze.

Co czujesz?


Rysunki wykonał Łukasz Ruba.


Artykuł napisany na podstawie:

[1] – Greg McKeown  – Esencjalista

[2] – Stephen R. Covey – Najpierw Rzeczy Najważniejsze

[3] – Volant – Piąty Poziom

[4] – James Clear – The Myth of Multitasking: Why Fewer Priorities Leads to Better Work

[5] – Steve Jobs – Wystąpienie na Apple Worldwide Developers Conference w 1997 roku

  • Fajny pomysł z tym ustaleniem jednego priorytetu na każdy dzień tygodnia. Pierwszy raz spotykam się z taką koncepcją. Dzięki.