Przestań tworzyć kolejne listy to-do!

Na początku Bóg stworzył niebo i ziemię.
Ziemia zaś była bezładem i pustkowiem:
ciemność była nad powierzchnią bezmiaru wód,
a Duch Boży unosił się nad wodami.
Księga Rodzaju 1,1

Jak wiemy z Biblii dzieło stworzenia nie było prostą sprawą. Taki projekt wymagał Boskiego namysłu i dobrze opracowanego planu. Dlatego całe przedsięwzięcie należało rozbić na mniejsze etapy. I tak powstała dzienna lista rzeczy do zrobienia:

Stworzyć światłość
Sprawdzić czy światłość jest dobra
Oddzielić światłość od ciemności
Nazwać światłość dniem, a ciemność nocą

A potem Bóg stworzył tygodniową rozpiskę:

Dzień pierwszy – stworzyć niebo i ziemię
Dzień drugi – stworzyć sklepienie nieba
Dzień trzeci – stworzyć suchy ląd i rośliny
Dzień czwarty – stworzyć słońce, księżyc i gwiazdy
Dzień piąty – stworzyć ptaki i zwierzęta morskie
Dzień szósty – stworzyć zwierzęta lądowe oraz mężczyznę i kobietę
Dzień siódmy – odpocząć

Zadania przez cały tydzień były odhaczane jedno po drugim, a następnie weryfikowane: “A Bóg widział, że były dobre.” W tak metodyczny sposób powstała świat.

Strategia z Księgi Rodzaju na zrobienie tego, co ma być zrobione jest oczywista: wyznaczyć cel, sporządzić listę rzeczy do zrobienia, systematycznie wykonywać zadania, a po skończonej pracy odpocząć. Bóg naturalnie nie miał z tym problemu, ale co z ludźmi? W końcu nie jesteśmy wszechpotężni. Nie posiadamy niewyczerpanych zasobów czasu i energii.

Przeciętna osoba w każdym momencie swojego życia ma do wykonania co najmniej sto pięćdziesiąt różnych zadań, a nowe obowiązki nie przestają się pojawiać. Z powodu braku czasu i zasobów odsetek naszych niepowodzeń wzrasta wprost proporcjonalnie do długości listy rzeczy do zrobienia. Posiadając do dyspozycji tylko 24h w ciągu doby, nie jesteśmy w stanie uporać się ze wszystkimi zobowiązaniami.

Największy problemem nie stanowi brak celów, jak sugerują poradniki o rozwoju osobistym, ale ich nadmiar. Ponadto często cele, które posiadamy są ze sobą sprzeczne. Konflikt między sferą zawodową i rodzinną jest tego klasycznym przykładem. Nadmiar obowiązków i sprzeczne ambicje wywołują poczucie nieszczęścia i przytłoczenia. Tworząc niekończące się listy to-do, zamiast zwiększać swoją produktywność tylko się zniechęcamy. Dlatego chciałbym przekazać Ci niezbyt intuicyjną mądrość: przestań tworzyć listy rzeczy do zrobienia. Zamiast na zadaniach skup się na posiadanych zasobach.

Tworzenie list to-do jest zbyt łatwe

Jeśli chodzi o tych, którym się w życiu udało i tych, których można nazwać ludźmi sukcesu, to różnica między nimi polega na tym, że ci drudzy na tyle wiedzieli czego chcą, że prawie zawsze odrzucali dodatkowe zobowiązania. Warren Buffett

Listy rzeczy do zrobienia to marne narzędzie, tylko z jednej banalnej przyczyny. Zbyt prosto jest dodać kolejne zadanie do listy. Oczywiście papier przyjmie wszystko, ale co na to rzeczywistość?

Nasze listy zadań do zrobienia stają się coraz dłuższe i co gorsza zachęcają nas do brania na siebie coraz to nowszych obowiązków. Mamy nadzieję, że dodając kolejne zadanie w końcu do niego dojdziemy i odhaczymy. Tak naprawdę ten moment nigdy nie nadchodzi.

Dorzucając kolejne zadania do listy to-do wykazujemy się brakiem świadomości posiadanych zasobów i czasu. Gdybyśmy dopuścili do siebie myśl, że nie możemy wykonać wszystkich obowiązków, które na nas ciążą bylibyśmy bardziej wybredni podczas wyboru kolejnych zadań.

Sekret produktywności tkwi w domyślnym mówieniu “nie” prawie wszystkiemu. Jeśli decydujemy się powiedzieć zadaniu lub projektowi “tak”, to od razu powinniśmy zarezerwować na to przedsięwzięcie czas w kalendarzu. Jednak wypracowanie takiego podejścia wymaga samodyscypliny.

Kiedy planujesz czas za pomocą kalendarza musisz zmierzyć się z faktem, że w tygodniu posiadasz ograniczoną ilość godzin do wykorzystania. Patrząc na grafik dnia jesteś zmuszony dokonać wyboru wykonywanych zadań, zamiast po raz kolejny dodawać nowe obowiązki do niekończącej się listy spraw do załatwienia, która staje się źródłem lęku i frustracji.

Umieszczenie zadań w kalendarzu pozwala również wizualnie zobaczyć nasz sposób gospodarowania czasem. Często jesteśmy ślepi na to jak wygląda nasz rozkład dnia tylko dlatego, że nie chcemy poznać prawdy.

Cała sztuka polega na tym, aby najpierw ustalić pożądany harmonogram, a następnie starać się go zrealizować. Jeśli chcesz spędzać dużo czasu z rodziną lub wracać do domu codziennie o 18.00, to zarezerwuj przestrzeń na wszystko co dla Ciebie ważne, a czas przeznaczony na pracę poddaj bezwzględnej priorytetyzacji. Takie podejście pomoże stać się bezlitosnym wobec zobowiązań i posiadanego czasu.

Tworząc plan dnia pamiętaj o kilku rzeczach:

Nie potrzebujesz do planowania skomplikowanych aplikacji. Długopis i papier w zupełności wystarczą. Możesz również użyć kalendarza Google. Posiada wszystko czego potrzebujesz.
Nie wypełniaj grafiku zadaniami do ostatniej minuty. Zostaw trochę czasu na nieoczekiwane zdarzenia.
Rezerwuj czas przeznaczony tylko dla siebie. Dbanie o hobby, odpoczynek i regeneracje poprawi Twoją produktywność oraz podniesie jakość czasu spędzanego z rodziną.
Miej na uwadze, że w produktywności zawsze chodzi o jakość, a nie ilość. Istnieje istotna różnica między oglądaniem z dziećmi telewizji, a wspólną zabawą w parku.

Poniżej przykładowy grafik osoby zajmującej stanowisko kierownicze:

Oto kila praktycznych wskazówek, które możesz zastosować od zaraz, aby zwiększyć produktywność:

Praktykuj mówienie „nie” nowym obowiązkom. Dodawanie kolejnych zadań do listy jest złym pomysłem.
Zadania, które chcesz wykonać zapisuj w kalendarzu. Ustal dokładny przedział czasu na dane zadanie. W przeciwieństwie do tworzenia list to-do, uzupełniając grafik wiesz co jesteś w stanie wykonać i czego możesz się spodziewać po dniu pracy. Planowanie zmusza Cię do konfrontacji z rzeczywistością: ile czasu posiadasz i jak długo powinna zająć Ci praca.
Poświęcaj czas tylko na najważniejsze rzeczy. Nie jesteś w stanie wykonać wszystkich obowiązków jakie posiadasz. Dlatego zawsze upewnij się, że zajmujesz się priorytetowymi zadaniami.
Nieoczekiwane sprawy, pojawiające się w ciągu dnia załatwiaj w późniejszych porach. Pamiętaj, że siła woli i motywacja to ograniczone zasoby, które zużywamy wraz z upływem czasu. Najwięcej motywacji do pracy posiadamy zaraz po wstaniu z łóżka. Dlatego nie wykonuj niespodziewanych zadań (zazwyczaj niebędące Twoimi priorytetami) we wczesnych godzinach porannych, kiedy masz najwięcej energii do działania. Przeznacz ten czas na naprawdę ważne zadania.
Przed pójściem spać poświęć 5 minut na przygotowanie się do następnego dnia. Jedyne co musisz zrobić to usiąść w samotności i pomyśleć o 3 rzeczach, które chcesz jutro wykonać.
Następnie napisz porę dnia, podczas której chcesz pracować nad priorytetami. Chodzi o to, abyś nie tylko zaplanował najważniejsze zadania na jutro, ale miał również pewność, że znajdziesz na nie czas. Każdego dnia rezerwuj bloki czasowe na 2-3 najważniejsze zadania. Najprostszy sposób stanowi wypracowanie rutyny, podczas której będziesz poświęcał z rana dwa 45 minutowe bloki na Twoje priorytety. W taki sposób upewnisz się, że zawsze znajdziesz czas na to co dla Ciebie najważniejsze.

Ludzie mają problem z produktywnością, ponieważ próbują zrobić zbyt wiele. Tak naprawdę efektywna praca wymaga skupienia się tylko na kilku rzeczach. Musimy zastanowić się co w poszczególnych obszarach życia jest najważniejsze, a potem przeznaczyć na to czas. Powinniśmy za wszelką cenę unikać wysiłku na wszystkich frontach. Życie to sztuka wyboru i zawsze trzeba o tym pamiętać.

Rysunek wykonał Łukasz Ruba.

Artykuł powstał na podstawie:

[1] Roy F. Baumeister, John Tuerney – Siła Woli